Privacybeleid Tanja Nienhuis versie 8-12-2025

Als haptotherapeut ben ik wettelijk verplicht om een dossier bij te houden vanwege de WGBO-praktijk (Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dossiervoering is ook nodig om de voortgang van het proces te kunnen bewaken. Dit dossier bevat aantekeningen over uw gezondheidssituatie en gegevens over de behandelingen en informatie om een nota te kunnen sturen. Ik ga zorgvuldig om met uw privacygevoelige (digitale) informatie.

1. Rechten omtrent je gegevens
Je hebt de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:
Inzage: Je hebt het recht op inzage in je dossier, waarvoor je kunt informeren. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen, zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen. Het dossier blijft eigendom van Haptonomie Tigchelaar en is digitaal.
Rectificatie: Je hebt het recht om onjuiste gegevens te laten aanpassen.
Verwijdering: Je hebt het recht om te vragen om verwijdering van je dossier. Als je niet langer wilt dat je gegevens bewaard blijven, kun je dit schriftelijk of per e-mail aangeven. Als je gebruik maakt van je recht om je dossier te verwijderen, zal ik je dossier vernietigen, met uitzondering van de basisgegevens (naam, adres, geboortedatum, geboorteplaats en telefoonnummer), die 7 jaar bewaard moeten blijven vanwege de fiscale bewaarplicht.
Bezwaar: Als je bezwaar hebt tegen een (deel van) de registratie, kun je dit aangeven, en dan bespreken we wat een goede manier is om aan je bezwaar tegemoet te komen.
Overdragen: Je hebt het recht om aan te geven dat je wilt dat jouw gegevens overgedragen worden aan jouzelf of aan een derde partij. We maken dan duidelijke schriftelijke afspraken over welke informatie met wie gedeeld zal worden. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen, zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen.
Toestemming intrekken: Eerder verleende toestemming om gegevens te registreren kan altijd ingetrokken worden. In dat geval zal het dossier verwijderd worden, met uitzondering van de basisgegevens (zie 1.3 verwijdering).

2. Gegevensregistratie
Welke gegevens worden geregistreerd, waar en waarvoor?
De gegevens die geregistreerd worden, worden uitsluitend geregistreerd en gebruikt voor het doel waarvoor zij verkregen zijn, namelijk in het teken van de behandeling. Deze gegevens worden geregistreerd in het digitale cliëntendossier. De gegevens die ik registreer zijn:
Naam, adres, telefoonnummer: Om te kunnen communiceren over te maken afspraken en voor de facturatie om te voldoen aan richtlijnen van de belastingdienst voor facturen die op naam en adres gezet moeten worden.
Geboortedatum en geboorteplaats: Ter identificatie en om de leeftijd te weten.
Geslacht: Het is niet verplicht deze informatie te verstrekken.
E-mailadres: Om te kunnen communiceren over te maken afspraken en eventueel de factuur te kunnen sturen.
Huisarts en/of andere behandelaars: Als je ook andere behandelingen volgt, is het belangrijk om dat te weten. Ook kan het soms handig zijn om de behandelingen op elkaar af te stemmen. De huisarts is belangrijk als er sprake is van psychische en/of lichamelijke klachten/problemen. We bespreken dan samen of dat bij jou van toepassing is en of het belangrijk is dat ik gegevens heb van je huisarts of medebehandelaar. Als dat wel het geval is, zal ik je ook vragen om schriftelijk toestemming te verlenen om contact te hebben met de huisarts of medebehandelaar.
Waar je werkzaam bent: Als er sprake is van een arbeid gerelateerd traject en de factuur bijvoorbeeld naar je werkgever gaat, zijn er contactgegevens nodig. Indien er overleg is met je werkgever over de voortgang van het traject, zal ik je hier schriftelijk toestemming voor vragen. Het is niet verplicht informatie over je werkgever te verstrekken.
Behandelplan: Om een richtlijn te hebben in de behandeling en die te bewaken.
Sessieverslagen: Om de voortgang van de behandeling te kunnen monitoren.
Afspraken data in mijn fysieke papieren agenda: Ter registratie voor het opvolgen van afspraken, de facturatie en monitoring van de behandeling.
Informatie aan of van derden wordt uitsluitend verstrekt met jouw schriftelijke toestemming. Als je mij verzoekt om bijvoorbeeld contact te hebben met je huisarts, een andere behandelaar of bijvoorbeeld je werkgever, dan zal ik je vragen hier een formulier voor te tekenen. Dit formulier wordt in jouw papieren cliëntendossier bewaard., de papieren versie wordt bewaard in een afgesloten dossierkast.
De mailwisselingen over het maken van afspraken en dergelijke worden meteen na de gemaakte afspraak verwijderd. Mailwisselingen over de inhoudelijke behandeling worden opgeslagen in je dossier.

3. Wie is gemachtigd de gegevens in te zien?
Uitsluitend Tanja Nienhuis is gemachtigd de gegevens die je verstrekt in te zien.

4. Beveiliging van de gegevens
Het cliëntendossier is opgeslagen in een afgesloten dossierkast.
Mijn administratie is beveiligd met een gebruikersnaam en wisselend wachtwoord.
Systeemback-ups zijn beschermd door een gebruikersnaam en wisselend wachtwoord. Back-ups worden gemaakt om gegevens te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
De pc waarop gewerkt wordt is beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord.
Whatsapp en telefonie: Soms worden afspraken via whatsapp of signal of via de mail gemaakt, waarbij geen inhoudelijke informatie over de behandeling wordt uitgewisseld. Soms is er telefonisch contact over het maken van afspraken. Daarmee kan het zijn dat jouw (mobiele) nummer in mijn mobiele telefoon staat opgeslagen. De telefoon is beschermd met een inlogcode die alleen bij mij bekend is.
Nieuwsbrief aanmelding: Op dit moment maak ik geen gebruik van een nieuwsbrief.

5. Bewaartermijn
Tijdens de behandeling ben ik verplicht je gegevens te bewaren. Na het afronden van de behandeling start de bewaartermijn:
Financiële administratie: Naar richtlijnen van de Belastingdienst ben ik verplicht om de financiële administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht).
Dossiers: Dossiers worden 20 jaar bewaard na het stoppen van de behandeling, tenzij je de toestemming hiervoor intrekt. In dat geval zal ik het dossier vernietigen, met uitzondering van de basisgegevens die nodig zijn voor de financiële administratie; deze blijven dan maximaal 7 jaar bewaard (zie ook onder 1 gegevensverwijdering).

6. Verwerkingspartners
De verzenden van facturen doe ik zelf. De financiële boekhouding wordt verder gedaan door Bentacera in Heerenveen. Zij ontvangen geen cliënteninformatie.
Aanpassingen en beheer van de website wordt gedaan door The Creating Dutchman.
Met de verwerkingspartners zijn duidelijke afspraken gemaakt over de vertrouwelijkheid van de gegevens en dat deze nimmer gebruikt mogen worden voor eigen doeleinden of verstrekt mogen worden aan derden.

7. Klachten
Indien je klachten hebt over de verwerking van je gegevens, laat dit dan direct weten dan zoeken we samen naar een oplossing. Als wij er samen niet uitkomen, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

8. Vragen
Indien je vragen hebt over het privacybeleid van Tanja Nienhuis haptotherapie & Coaching, neem dan contact op. Ik beantwoord je vragen graag. Tanja Nienhuis haptotherapie & Coaching is een eenmanszaak, wettelijk vertegenwoordigd door Tanja Nienhuis.